Stappenplan voor het maken van Codes of Practice

Verkennen (stap 1 van de 8)

Dit is de voorbereidingsfase van het opstellen van een CoP. Centraal staat het verkennen van het nut van een CoP, de scope, het onderwerp en het doel. Betrek in deze fase zo veel mogelijk actoren. De kans is dan kleiner dat later in het proces onverwachte weerstand ontstaat. Kies enkele werkvormen om benodigde informatie op te halen. Bijvoorbeeld: brainstorm- of dialoogsessies, workshops, expertbijeenkomsten, consultatierondes of enquêtes. Let in ieder geval op beantwoording van de volgende vragen. Deze helpen de belangrijkste informatie op te halen.

Wat is de aanleiding? (stap 2 van de 8)

Wat is de aanleiding voor het opstellen van een CoP. Dit kan een rapport zijn van een andere organisatie, een vraag uit het veld of van de minister, of het signaal dat een bestaande CoP op bepaalde elementen is verouderd.

Opdracht

Beschrijf in het kort waarom een CoP wordt opgesteld.

Wie zijn er betrokken? (stap 3 van de 8)

Welke wetenschapsgebieden gaan iets merken van deze CoP? Welke organisaties moeten deze CoP gaan implementeren? Zijn er internationale organisaties die met het onderwerp bezig zijn? Zijn er andere NC’s of zijn er 3R-centra die hier ook wat mee willen?

Opdracht

Geef in een overzicht weer wie de betrokken partijen zijn bij het opstellen van een CoP. Geef daarbij aan wanneer ze in het proces betrokken worden en wie welke verantwoordelijkheid heeft.

Wat is het vraagstuk? (stap 4 van de 8)

Welke vraag wil je beantwoord hebben in de CoP. Bijvoorbeeld:

• Er is geen beeld van hoe dit dier bij dit type procedureverzorgd moet worden; elke instelling doet het anders.
• Er is recent een publicatie verschenen die dit onderwerp uitdiept en in Nederland is dit nog geen standaard gebruik.
• Dit element van een bestaande CoP is verouderd en levert daardoor onduidelijkheid op in de praktijk?

Opdracht

Geef een beschrijving van de inhoudelijk vraag die je beantwoord wil zien in de CoP.

Wat is het doel? (stap 5 van de 8)

Wat moet er na het uitbrengen van de CoP anders gaan dan nu?

Opdracht

Inventariseer wat het effect moet zijn van het stuk dat wordt opgesteld.

Is een CoP daarvoor het beste middel? (stap 6 van de 8)

Voldoet een CoP voor het doel dat je wil bereiken? Waarom niet een advies, zienswijze of nieuwsbericht of een ander middel? Is er behoefte aan een CoP in het veld?

Opdracht

Ga na of het voorziene eindproduct voldoet aan de verwachtingen van een CoP.

Wat is er al beschikbaar? (stap 7 van de 8)

Hebben andere organisaties al aandacht besteed aan dit onderwerp?

Opdracht

Inventariseer wat er al beschikbaar is aan andere documenten waarvan gebruik gemaakt kan worden.

Starten met opstellen (stap 8 van de 8)

Het opstellen van een CoP begint met het inrichten van het verdere proces. In dit onderdeel staat het samenstellen van de expertwerkgroep centraal en de manier waarop andere partijen betrokken gaan worden en welke werkvormen gekozen gaan worden.

Opdracht

Loop hierbij het hele proces, fase 1 t/m 5) minstens één keer globaal door en sta daarbij bij iedere fase even stil. Dit leidt uiteindelijk tot een startnotitie of plan van aanpak.
 

Samenstellen expertwerkgroep (stap 1 van de 3)

De expertwerkgroep schrijft de CoP en is verantwoordelijk voor de inhoud. Een diverse groep experts kan bijdragen aan een betere kwaliteit CoP. Hieronder een overzicht van experts die nodig zijn voor een goede samenstelling van de werkgroep.

• Facilitator/penvoerder (1) Deze begeleidt de werkgroep in het proces en zorgt voor een open, respectvolle en informatieve bespreking zodat de werkgroep optimaal kan functioneren. De facilitator wekt vertrouwen en commitment bij de deelnemers.
• Experts uit het proefdierveld (6) Zij schrijven de CoP en vertegenwoordigen het werkveld.
• Gedragsexpert, veterinair specialist van buiten proefdierveld (1 of 2) Zij leveren een 'frisse blik' en kunnen een ander perspectief bieden op het onderwerp
• Toezichthouder, richtlijnenspecialist (1) Deze heeft oog voor het goed opschrijven van de CoP zodat deze optimaal gebruikt kan worden door onder andere de toezichthouder. Deze persoon kan eventueel ook in een later stadium worden betrokken.
• Ethicus (1)
• Dierenwelzijnsorganisatie met relevante expertise (1)
• Opstelpartners zoals NCad, IvD Platform, etc. (1 of 2)

Opdracht

Stel een werkgroep samen waarin de verschillende experts en rollen zijn belegd.

Opstellen CoP (stap 2 van de 3)

Nu de samenstelling van de werkgroep vaststaat en Informatie over het opstellen van de CoP is ingewonnen, kan het schrijfproces starten. Een aantal aandachtspunten zijn belangrijk:

Werk samen!

De werkgroep is een team dat interdisciplinair samenwerkt. Begin het proces eventueel met een kick-off bijeenkomst waar de betrokkenen elkaar leren kennen en leren wat ieder kan bijdragen aan de CoP. Voer discussies binnen de werkgroep op gelijke voet en neem de hele werkgroep mee in het proces. Communiceer hier ook zo nu en dan over naar geïnteresseerde externen.

Maak het toetsbaar

Een CoP moet een duidelijk document worden. Beschrijf ondubbelzinnig het 'gewenste gedrag' en onderscheidt dit van ongewenst gedrag''. Maak formuleringen toetsbaar. Geeft duidelijk aan of het streefwaarden, eisen of aanbevelingen zijn. Koppel aan de streefwaarden ook een tijdspad. Tot slot: kies voor een eventuele modulaire opbouw van de CoP. Dit kan actualisatie vergemakkelijken.

90% collegiale toets (stap 3 van de 3)

Als de tekst voor 90% klaar is, is het tijd om te komen tot een eerste prototype CoP. Hiermee haal je feedback op uit het werkveld. Deze toets is ervoor bedoeld om een beeld te krijgen hoe gedragen het werk van de expertwerkgroep is bij de niet betrokken experts. Eerder in het proces de CoP toetsen in het veld is ook mogelijk.

Als het onderwerp een grote impact heeft, kan een expertconsultatie waarin andere experts de mogelijkheid krijgen te reageren op het document dat de werkgroep heeft opgesteld zinvol zijn. Ga deze consultatie in met gerichte vragen en een duidelijk beeld van wat de invloed van de consultatie kan zijn op het voorliggende document. Denk bij experts ook aan de personen die moeten gaan werken met de CoP (dierverzorgers, biotechnici, onderzoekers etc.)

Opdracht

Haal bij collega’s uit het werkveld feedback op over de CoP om een beeld te krijgen hoe de CoP wordt gedragen bij niet-betrokken experts. En pas de uitkomsten hiervan aan in de CoP.

Check 95%: Is de CoP voldoende gedragen en van de juiste kwaliteit?

In deze fase is het belangrijk dat de CoP wordt voorgelegd aan verschillende partijen om reacties op te halen. Geef hierbij duidelijk aan wat voor feedback wel en niet meegegeven kan worden aan de expertwerkgroep.

Opdracht

Haal bij verschillende betrokken partijen reacties op over de CoP. Betrek in deze fase in ieder geval het NCad, de NVWA, de CCD. Denk bij iedere partij na over wat voor deze partij het belang is van de CoP en welke vraag wordt voorgelegd.

Check 100%: Is de CoP af en publiceerwaardig?

Publiceren (stap 1 van de 2)

In deze fase wordt de CoP bekendgemaakt. In ieder geval via de standaard strategieën die daarvoor zijn opgesteld door de betrokken partijen.

Als over het onderwerp nog weinig is gepubliceerd is of een internationale groep experts gewerkt heeft aan de CoP, kan ook gedacht worden aan publicatie in een wetenschappelijk tijdschrift.

Opdracht

Welke strategieën en middelen passen het meest bij de doelgroep die bereikt moet worden.

Impact en proces (stap 2 van de 2)

Na afsluiting van het proces is het belangrijk te evalueren hoe het is verlopen om daar weer van te leren. Ook wordt in deze fase de CoP gevolgd. Wat gebeurt ermee? Heeft het de gewenste impact?

Check succes: Is de impact voldoende? Houdt de CoP stand?

Opdracht

Verzamel reacties op de CoP uit het werkveld.

Herzien

Een CoP heeft nazorg nodig. Op het moment van publiceren is hij actueel, maar kan/zal verouderen. Het is belangrijk hier oog voor te hebben en eens in de zoveel tijd te inventariseren of herziening nodig is.

Opdracht

Bedenk tijdens het afsluiten van het proces op welke termijn het nodig is te inventariseren of herziening nodig is. Doe dit in ieder geval minstens iedere 3 jaar.